Pangkalpinang, nidianews.com – Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mendorong percepatan digitalisasi arsip dokumen melalui penerapan OPDATIN (Optimalisasi Pengelolaan Data dan Informasi) sebagai pusat layanan data terintegrasi di lingkungan sekretariat.
Hal itu ditegaskan Kepala Bagian Pengawasan dan Humas, Rogrius Sinulingga, saat membuka kegiatan Sosialisasi Penggunaan OPDATIN yang diikuti seluruh perwakilan bagian di Sekretariat Bawaslu Babel.
Rogrius menjelaskan, selama ini proses pengumpulan dokumen masih dilakukan secara manual sehingga menyulitkan bagian Data dan Informasi (Datin) dalam memperbarui arsip yang berasal dari berbagai unit kerja. Akibatnya, pembaruan data kerap terlambat karena masing-masing bagian sibuk pada tugasnya.
“Selama ini Datin harus meminta dokumen secara manual, dan pembaruan arsip sering terlambat karena bagian lain sibuk dengan tugasnya masing-masing. Ke depan, seluruh arsip dokumen harus terpusat di Datin, termasuk pengaturan apakah suatu dokumen dapat dibagikan atau termasuk dokumen dikecualikan,” ujar Rogrius.
Ia menegaskan, digitalisasi adalah tuntutan zaman yang harus diadopsi ASN untuk meningkatkan efektivitas kerja. Melalui OPDATIN, setiap PIC pada masing-masing unit kerja bertanggung jawab mengunggah, memperbarui, dan mengelola arsip dokumen secara berkala.
Dalam sosialisasi tersebut, Rogrius turut memaparkan fitur-fitur teknis OPDATIN, di antaranya kemampuan unggah berbagai jenis arsip dokumen, pengisian ringkasan, klasifikasi jenis informasi (setiap saat, berkala, serta-merta), pengaturan retensi arsip, hingga rekap otomatis untuk memantau jumlah dan jenis dokumen yang telah terunggah.
Menurutnya, sistem ini mempermudah proses penyerahan arsip karena dapat dilakukan dari mana saja dengan penyimpanan berbasis digital yang dilengkapi sistem cadangan. Meski hosting yang digunakan masih sederhana, OPDATIN dinilai cukup untuk memulai integrasi arsip secara bertahap dan akan terus dikembangkan, terutama dari sisi keamanan.
Lebih lanjut, Rogrius menjelaskan bahwa setiap PIC hanya dapat mengakses arsip pada unit kerjanya masing-masing, sementara administrator memiliki akses penuh untuk menambah pengguna dan mengunduh seluruh dokumen. Untuk dokumen sensitif seperti kajian yang masih berlangsung, penyerahan tetap diperbolehkan secara manual.
“Kegiatan sosialisasi ini juga disertai uji coba langsung. Saya minta setiap PIC mengunggah dokumen dari unit kerjanya,” ungkapnya.
Rogrius menekankan pentingnya membangun kebiasaan mengunggah dokumen agar jumlah dan kualitas arsip digital terus meningkat. Menurutnya, OPDATIN merupakan fondasi awal untuk mendukung pengambilan kebijakan secara cepat, tepat, dan berbasis data.
Sosialisasi ini menjadi langkah awal Bawaslu Babel dalam memperkuat tata kelola arsip terintegrasi yang mendukung transparansi, profesionalitas, serta peningkatan kualitas layanan data dan informasi publik di Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. (*)
